Lokalavdelinger

STYRETS OPPGAVER 

• Lokal arena for kunnskapsdeling og sosialt samhold  
• Fremme fordelene ved å være organisert i Tannpleierforeningen til medlemmer og ikke-medlemmer 
• Lokalavdelingsstyret utpeker ansvarlig for innlogging på NTpFs medlemsregister og vedlikeholder medlemsinformasjon  
• Ha oversikt over vedtektene for lokalavdelingen  
• Lokalavdelingen må ha kontinuitet i arbeidet og videreføre kunnskapen  
• Styremedlemmer valgt for to år  
• Skrive enkel og konkret årsberetning og budsjett  

LEDERENS OPPGAVER 

• Bindeleddet mellom Tannpleierforeningen sentralt og medlemmene lokalt 
• Videreformidle informasjon fra Tannpleierforeningen og tilpasse den lokalt ved behov 
• Delta på lokalledersamlinger 
• Bruk lokalleder nettverket til utveksling av erfaringer og ideer.
• Planlegge og lede lokalavdelingens styremøter og andre medlemsmøter.
• Utarbeide årsplan sammen med styret 
• Har det overordnede ansvaret for lokalstyret 
• Være samlende for lokalavdelingen 

 SEKRETÆRENS OPPGAVER 

• Skrive styremøtereferat og sende til medlemmene 
• Invitere til medlemsmøter 
• Skrive innkalling til årsmøtet 
• Sende oversikt over styrets medlemmer til Tannpleierforeningen og lokalavdelingens medlemmer 
• Få nødvendig informasjon og dokumenter fra avtroppende sekretær 
• Innen 10. januar påfølgende år, sende årsberetning til Tannpleierforeningen  

KASSERERS OPPGAVER 

• Disposisjonsrett over lokalavdelingens konto  
• Ansvarlig for lokalavdelingens regnskapsføring  

• • Betale regninger  
  • Sette opp årlig budsjett sammen med leder 
  • Innen 10. januar, sende inn regnskapsoversikt og bilag for foregående år til Tannpleierforeningens regnskapskontor for revisjon.  

Formålet med retningslinjer for valgkomiteen er å bidra til kontinuitet i valgkomiteens arbeid, og stabilitet i foreningens arbeid.

De lokale avdelingene har varierende antall medlemmer, derfor er det viktig at retningslinjene har rom for noe fleksibilitet samtidig som den er et verktøy for nye tillitsvalgte.

Instruks for valgkomiteens arbeid:

• Valgkomiteen bør begynne sitt arbeid minst 3 måneder før valget
• Valgkomiteen skal innhente oppdaterte medlemslister med e-post og telefonnummer
• Valgkomiteen skal sende ut informasjon om valget til medlemmene, hvor man også ber om innspill til kandidater til aktuelle verv
• Valgkomiteen skal, basert på innspill og egne vurderinger, avgi en innstilling til årsmøtet
• I arbeidet med innstillingen bør valgkomiteen:
  • Sikre at foreslåtte kandidater faktisk er forespurt
  • Dersom flere personer er foreslått til samme verv, bør valgkomiteen snakke med aktuelle kandidater og innstille den de mener er best egnet
  • Ringe rundt til medlemmene dersom det ikke kommer inn forslag til aktuelle verv
• Dersom det oppstår situasjoner der en tillitsvalgt må forlate sitt verv bør man i samarbeid forsøke å finne en stedfortreder fram til neste valg. Et hvilket som helst medlem kan likevel kreve at:
  • Styret skal finne en stedfortreder dersom et medlem av valgkomiteen forlater sitt verv
  • Valgkomiteen skal finne en stedfortreder dersom et medlem av styret forlater sitt verv

NTpF sine lokalavdelinger skal styre etter lokalavdelingens vedtekter som fastsettes av landsmøtet. NTpF sitt hovedstyre godkjenner lokal organisering. Hovedstyret ser behov for å lage retningslinjer for å sikre at arrangement og midler disponeres slik at det kommer medlemmene til gode.

Formål 

Forutsigbarhet for drift av lokalavdelingene 

Kurstilbud i lokalavdeling

Kurs i regi av Norsk Tannpleierforening sentralt er per i dag en eksklusiv medlemsfordel. 

NTpF sentralt skal informeres i forkant av lokale arrangement. Arrangementet legges på nettsiden og videreformidles til Tannstikka for å inspirere og synligjøre aktiviteter.

Kursavgift/egenandel

Kursavgift bestemmes av lokalavdelingen i forhold til utgifter. NTpF anbefaler at det tas egenandel.
Ved arrangement av sosial karakter kan lokalavdelingen bidra med midler, samtidig som det bør kreves egenandel.
Egenandel for ikke-medlemmer skal være så høy at det kan motivere til medlemskap. Lokalavdelingen kan bruke fysiske kurs som vervearena for nye medlemmer, ved å gi anledning til ikke-medlemmer å delta.
Andre yrkesgrupper kan delta dersom de er organisert.
Styret i lokalavdelingen og hovedtillitsvalgt (evt. stedfortreder for HTV) i fylkeskommunene betaler ingen kursavgift.
Lokalavdelingen kan inngå avtale med sponsorer for å redusere kostnader.

Tillitsvalgte som har deltatt på samlinger/kurs, som NTpF arrangerer, kan søke om kompensasjon for tapt lønn.

• Tannpleier i offentlige stillinger, får dekket tapt arbeidstimer gjennom arbeidsgiver. Gi tilbakemelding til post@tannpleier.no dersom det ikke er tilfelle.
• Tannpleier i privat praksis som blir trukket i lønn, får kompensert kr 2200,- pr dag.
• Tannpleiere som er selvstendig næringsdrivende får refundert kr 3300,- pr. dag.

Motegodtgjorelse-2022

• Fyll ut skjema
• lagre som .pdf
• Vedlegg et bilde av lønnsslippen din hvor trekkene står. Lim bildet inn i et word-ark, lagre som pdf.
• Send  som vedlegg til e-posten: 971481978@faktura.poweroffice.net
  OBS! INGEN tekst i mailen blir lest/ registret. Alt må være i PDF-format

• Styret, lokallagsledere og tillitsvalgte (både hoved- og plasstillitsvalgte) skal bruke:
  Go Power-appen ved innsending av private utlegg og reiseregning. Har du ikke tilgang til appen? Kontakt post@tannpleier.no
• Veileder til Power Go APP innsending av reiseregninger og bilag som skal dekkes sentralt (1)

• Andre bruker reiseregning i Excel. Fyll ut skjemaet under, lagre som pdf-fil. (Lagre som., og velg filtype .PDF)
• Ønsker du rask refusjon av store utlegg? Send inn reiseregning før samlingen, og resten etter samlingen.
• Vedlegg til reiseregning, lagres som pdf. Løse kvitteringer/ bilder av kvitteringer: Scann til .pdf fil eller legg bildet inn i et word-dok, skriv forklaring til bilaget, lagre som pdf-fil.
• Bompenger: link til nettside for sum og få bilag for bompenger
• Flybilletter må være originalkvittering
• Alle bilag skal i utgangspunktet være originale, men til nød kan du skrive ut fra kontoen din/ transaksjon på mobil.
  Sørg da for at bildet er i en størrelse om er leselig.
• Mangler du bilag? Skriv en forklaring på word dokument med nødvendig informasjon, lagre som .pdf og legg ved som bilag.
• Reiseregning NTpF

Du sender dine bilag som vedlegg inn til denne e-post: 971481978@faktura.poweroffice.net
OBS! INGEN tekst i mailen blir lest/ registret. Alt må være i PDF-format

• Styret, lokallagsledere og hovedtillitsvalgte skal bruke:
  Go Power-appen ved sine innsendinger av private utlegg. Har du ikke tilgang? kontakt post@tannpleier.no
• Veileder for Go Power app

Andre følger denne bruksanvisningen:

Utlegg som skal tilbakebetales:
Legg bildet av kvitteringen i et word-dok, skriv forklaring til bilaget hva det er betalt for, at det skal godskrives « Navn + kontonr»,  lagre som pdf-fil.

Sende bilag som vedlegg til denne e-posten: 971481978@faktura.poweroffice.net
OBS! INGEN tekst i mailen blir lest/ registret. Alt må være i PDF-format

Dette skal sendes inn til NTpF sentralt på epost post@tannpleier.no:

• Årsberetning (oversikt over avdelingens virksomhet).
  Beretningen skal deles ut og godkjennes på kommende årsmøte/ være godkjent av årsmøtet.
• Regnskap

Årsberetningen skal inneholde:

• Styrets sammensetning i rekkefølge:
  • Leder
  • Nestleder
  • Sekretær
  • Kasserer
  • Styremedlem
  • Varamedlem
• Valgkomite
• Plasstillitsvalgte i fylket
• Hovedtillitsvalgt i fylket
• Antall medlemmer
• Kontingent
• Antall styremøter
• Antall medlemsmøter
• Representasjon (hvis medlemmer av styret har representert lokalavdelingen på f.eks. møter eller kurs )
• Aktiviteter
  • Saker styret har jobbet med på styremøtene (opplistet)
  • Tema og aktiviteter på medlemsmøter (opplistet)
  • Kurs og tema for kurs i regi av lokalavdelingen (opplistet)
  • Andre aktiviteter i regi av lokalavdelingen (for eksempel markedsføring, samarbeid med andre organisasjoner)
  • Husk å skrive sted og dato øverst i dokumentet
  • Husk navn/signatur av den som har laget årsberetningen 

Kall dokumentet i Word:
«Årsberetning NTpF avd. ………………… 20?? ».
Bruk skriften Times New Roman og skriftstørrelse 12. Da blir redigeringen lettere for administrasjonen.

ÅRSREGNSKAPET

Oppstilling bilag -lokale ledd

Informasjon vedr. regnskapsoppstilling og innsendelse av bilag

Overskudd eller inngående balanse fra forrige år skal IKKE tas med på inntekter.

Benytt eget skjema for bankbilag, ett for hver bankkonto, hvis man har flere.

Kontantkasse? Eget skjema for kontantkassebilag (hvis dere tar ut kontanter av bank, og betaler med kontanter).Vi ønsker ikke at kontanter benyttes. Helst kun bankkort. Det gjør det også enklere for dere å holde rede på regnskapet.

Start med å sette inn inngående saldo 1/1-20xx. (se skjema)

Inngående saldo i bank og/eller kasse, pluss inntekter, minus kostnader, skal være lik utgående saldo bank og/eller kasse pr. 31/12-20xx.

Print ut kontoutskrifter for 12 måneder (selv om det ikke var noen bevegelser) + årsoppgaven fra nettbanken. Disse skal vedlegges regnskapet.

Kontroller mot bankens kontoutdrag! Hvis dette ikke stemmer, må dere sjekke mot banken, at dere har fått med dere alle inntektsposter og kostnader gjennom hele året.

Husk å legge ved alle kontoutdrag fra banken i løpet av året, og før også inn på regnskapsskjemaet bankgebyrer/renter.

Alle bilag skal i utgangspunktet være originale, men til nød kan du skrive ut fra kontoen din/ transaksjon på mobil. Sørg da for at bildet er i en størrelse om er leselig.

Mangler du bilag? Skriv en forklaring på Word dokument med nødvendig informasjon.

Det har ingen hensikt å sende regnskapet inn til oss, hvis dette ikke stemmer, da det bare er dere som kan fremskaffe bilag som mangler.

Regnskapet signeres av kasserer, og om mulig leder. Signatur kan erstattes med en print av en mail fra leder hvor regnskapet godkjennes. Mailen vedlegges regnskapet som bilag nr. 2

Hvordan sende inn regnskapet:

· Vedleggleggene til regnskapet legges i rekkefølge etter postene på oppstillingsbilaget. Hele bunken skannes i en fil, og filen sendes inn som et vedlegg i en e-post til; 971481978@faktura.poweroffice.net

OBS! INGEN tekst i mailen blir lest/ registret. Alt må være i PDF-format

Skanning av regnskapet får du gjort på jobben evt. biblioteket, off. bygg, kjente med kontorjobb etc.

FRIST: Regnskap m/kontoutskrifter og oppstilling sendes innen 10. januar